Syftet med informationen i denna policy är att du ska veta hur vi hanterar dina personuppgifter.

Om du fyller i vårt idéformulär

De personuppgifter du lämnar i formuläret kommer vi att använda dels i syfte att kunna diskutera din idé, dels i syfte att skicka relevant information om vår verksamhet till dig. De personuppgifter som samlas in är förnamn, efternamn, mejladress samt valfri text som du personligen tillhandahåller.

Den lagliga grunden för denna behandling är en utförd intresseavvägning, där vi har gjort bedömningen att vårt (och ditt) intresse av att ditt bidrag hanteras och besvaras väger tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandlingen av dina personuppgifter. För syftet att diskutera din idé sparar vi uppgifterna så länge diskussion pågår (se nedan hur vi behandlar personuppgifterna om idén tas vidare i vår verksamhet). För syftet att skicka relevant information till dig sparar vi uppgifterna tills du meddelar oss att du inte längre vill ha sådana utskick. Du kan alltid invända mot en behandling som sker med stöd av ett berättigat intresse, se avsnittet ”Dina rättigheter”. 

Om du är kontaktperson för en samarbetspartner

Vi arbetar löpande tillsammans med organisationer inom olika områden. Om vi identifierat dig eller din arbetsgivare som en samarbetspartner eller en potentiell samarbetspartner till oss behandlar vi ditt namn, din mejladress, ditt telefonnummer och din funktion för att kunna kontakta dig och föra dialog. Uppgifterna kan vi ha samlat in via webbsidor eller möten, mässor och utbildningar vi deltagit i, eller från andra företag. Vi behandlar dessa kontaktuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna utveckla och informera om vår verksamhet mot samarbetspartners. Personuppgifterna sparas så länge organisationerna har behov av kontakt eller att kontaktperson byts ut. Du kan alltid invända mot en behandling som sker med stöd av ett berättigat intresse, se avsnittet ”Dina rättigheter”. 

Om du deltar i våra demokratilabb eller andra typer av workshops

Vi samlar in uppgifter om du deltar i våra demokratilabb eller andra typer av workshops. De personuppgifter som kan samlas in är namn, funktion, telefonnummer, mejladress och foto. Det kan även förekomma att ytterligare personuppgifter behandlas om de framgår av material, idéer eller annat innehåll som delas inom ramen för aktiviteten.
 
Vår behandling utförs med stöd av en intresseavvägning, där det berättigade intresset som rättfärdigar behandlingen är att kunna administrera våra demokratilabb och andra typer av workshops. Vi sparar uppgifterna i det här syftet tills du meddelar att du inte längre vill bli kontaktad av oss. Du kan alltid invända mot en behandling som sker med stöd av ett berättigat intresse, se avsnittet ”Dina rättigheter”. Det kan dock förekomma att vissa uppgifter behandlas med stöd av avtal. Lagringstid och omfattning av detta kommer i sådant fall att framgå i avtalet.

Om du deltar i våra övriga aktiviteter

Vi kan samla in kontaktuppgifter till dig om du deltar i någon av våra övriga aktiviteter exempelvis demokratiutställning, föreläsningar, debatter eller medieutbildning. De personuppgifter som kan samlas in är namn, funktion, mejladress och telefonnummer.
 
Vår behandling utförs med stöd av en intresseavvägning, där det berättigade intresset som rättfärdigar behandlingen är att kunna administrera våra aktiviteter och informera om vår verksamhet. Vi sparar uppgifterna i det här syftet tills du meddelar att du inte längre vill bli kontaktad av oss. Du kan alltid invända mot en behandling som sker med stöd av ett berättigat intresse, se avsnittet ”Dina rättigheter”.

Om du kommunicerar med oss på sociala medier

Vi är aktiva på sociala medier. Om du väljer att publicera innehåll, exempelvis ett inlägg eller en kommentar, på någon av våra publika sidor samtycker du till att vi behandlar de personuppgifter som du publicerar. Vi gör detta i syfte att kunna marknadsföra oss och kommunicera med de personer som tar kontakt med oss för att ställa frågor eller föra diskussioner. Förutom att dina personuppgifter lagras i den tjänst du publicerat dem behandlar vi dem även genom att läsa, eventuellt besvara och i undantagsfall radera dem. Du kan ta tillbaka ditt samtycke när som helst genom att själv radera det du publicerat.

Kom ihåg att du genom att publicera innehåll på en av våra publika sidor även lämnar de uppgifter du publicerar till leverantören av den sociala tjänsten. Vi har ingen kontroll över vad dessa leverantörer gör med dina uppgifter, utan det regleras helt av deras egna villkor för respektive tjänst.

Om du skickar mejl till oss

Inkommande mejl innehåller i regel personuppgifter. Om du skickar mejl till någon av oss kommer vi att behandla dina personuppgifter genom att läsa, lagra och hantera ditt meddelande samt genom att i förekommande fall föra det vidare till rätt mottagare inom vår verksamhet. De personuppgifter som behandlas av oss i detta syfte är desamma som de du anger i ditt meddelande. Vanliga exempel på personuppgifter som inkommer till oss på detta sätt är namn, mejladress, telefonnummer och befattning.
 
Den lagliga grunden för denna behandling är en utförd intresseavvägning, där vi har gjort bedömningen att vårt (och ditt) intresse av att mejlmeddelandet hanteras och besvaras väger tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandlingen av dina personuppgifter. Du kan alltid invända mot en behandling som sker med stöd av ett berättigat intresse, se avsnittet ”Dina rättigheter”.
 
Fundera en extra gång innan du nämner någon annan person i ett mejl till oss. Även sådana personuppgifter behandlas med stöd av berättigat intresse, men det kan vara svårt eller till och med omöjligt för oss att informera individen om att dennes personuppgifter behandlas i detta fall. Ta hand om dina medmänniskor och nämn endast andra personer än dig själv om du anser att det är nödvändigt.

Vilka som tar del av data

Om dina personuppgifter behandlas för något av ändamålen som nämns i denna integritetspolicy kan uppgifterna komma att delas med våra leverantörer (exempelvis systemleverantörer) och/eller samarbetspartners om det behövs för att uppnå syftet med behandlingen. Vi har tecknat särskilda avtal med dessa parter för att säkerställa att de bara behandlar personuppgifterna på det sätt vi instruerar.

Dina rättigheter

Du som registrerad har enligt dataskyddsförordningen en del rättigheter. Nedan beskrivs dessa rättigheter samt hur vi arbetar för att uppfylla dessa rättigheter.

Rätt till tillgång (”registerutdrag”)

Du har rätt att kontakta oss för att få information om ifall vi hanterar dina personuppgifter och i så fall få tillgång till uppgifterna och information om hur vi använder dem. Du har även rätt att begära en kopia av personuppgifterna. Den första kopian du begär är gratis, men för ytterligare kopior kan en avgift komma att tas ut. Lämnar du din begäran i elektroniskt format, kommer du även om möjligt att få utdraget och informationen i elektroniskt format. Om du inte begär ett visst elektroniskt format kommer utdraget att tillhandahållas i ett format som är allmänt använt, exempelvis PDF-filer.
 
Om utlämnandet till dig skulle medföra nackdelar för andra individers fri- och rättigheter kan det hända att vi nekar utlämnandet av vissa personuppgifter. Rätten till tillgång innebär inte heller att du alltid har rätt att få ut själva handlingen där dina personuppgifter förekommer.

Rätt till rättelse

Du har rätt till att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade. Om det är lämpligt med hänsyn till ändamålet med vår behandling har du även rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter, exempelvis genom att inge ett kompletterande utlåtande.

Rätt till begränsning

En begränsning av behandling innebär att personuppgifterna endast får användas och hanteras på vissa begränsade sätt, till exempel så att vi enbart får lagra dem och inte använda dem på något annat sätt under den tid som begränsningen gäller. Annan användning får då endast ske med ditt samtycke, för att skydda någon annans rättigheter eller för ett viktigt allmänintresse.
 
Du har rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter i fyra olika situationer:

• Om du bestrider personuppgifternas korrekthet, har du rätt att begära begränsning under tiden som vi kontrollerar om personuppgifter är korrekta.
• Är behandlingen olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas, kan du i stället begära att dess användning ska begränsas.
• Om vi inte längre behöver personuppgifterna för ändamålen med behandlingen, men du behöver personuppgifterna för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
• Om du invänder mot behandlingen av dina personuppgifter har du rätt att begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas under tiden som vi gör en avvägning mellan dina och våra intressen. 

Om du får dina personuppgifter begränsade, är vi skyldiga att meddela dig innan begränsningen upphör.

Rätt till radering

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter. I följande fall är vi skyldiga att utan dröjsmål radera dina personuppgifter:

• Om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål de samlats in, exempelvis om du har slutat som anställd hos en samarbetspartner.
• Om du återkallat det samtycke på vilket behandlingen grundar sig och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, exempelvis om du lämnat ditt samtycke till publicering av ett foto men sedan ångrar dig och återkallar ditt samtycke.
• Om du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen.
• Om personuppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt, exempelvis om personuppgifterna inte behandlats i enlighet med dataskyddsförordningen.
• Om personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse.

Observera att vi i vissa situationer inte kommer kunna tillmötesgå din begäran att bli raderad. Vi kan neka din begäran helt eller delvis om vår behandling är nödvändig av något av följande skäl:

• för att tillgodose andra viktiga rättigheter, såsom rätten till yttrande- och informationsfrihet
• för att uppfylla en rättslig förpliktelse
• för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk

Rätt till skadestånd

Om du har lidit skada på grund av att dina personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddsförordningen har du rätt att begära skadestånd.

Rätten att inge klagomål till IMY

Om du anser att vår behandling är olaglig eller inte utförs på ett korrekt sätt har rätt att inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

Rätt att invända

Behandling som utförs med stöd av ett berättigat intresse eller ett allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning har du alltid rätt att invända mot enligt dataskyddsförordningen. Då kommer vi att göra en intresseavvägning utifrån din specifika situation för att bedöma om det fortfarande är berättigat att behandla dina personuppgifter för det angivna syftet.

Rätt att ta tillbaka samtycke

Vad gäller behandling som utförs med stöd av ett samtycke kan du alltid ta tillbaka ditt samtycke när som helst, och då ska personuppgifterna upphöra att behandlas. Behandling som utfördes innan samtycket togs tillbaka ses dock fortfarande som laglig.

Rätt att flytta dina personuppgifter (”dataportabilitet”)

Automatiserad behandling (t.ex. i ett IT-system) som utförs med stöd av samtycke eller avtal där personuppgifterna samlats in direkt från dig omfattas av rätten till dataportabilitet, vilken innebär att du har en rätt att begära ut dina personuppgifter i ett format som är strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart och, om det är tekniskt möjligt, få dessa personuppgifter överförda direkt till en annan part.

Allmänt

Om din begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig, till exempel om du vid upprepade tillfällen begär samma sak, kan vi komma att ta ut en avgift eller neka din begäran.
 
Du kan läsa mer om dina rättigheter på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats: www.imy.se/privatperson/dataskydd/dina-rattigheter/.

Kontakt

Personuppgiftsansvarig för alla ovanstående behandlingar är Erna Gruppen AB, org.nr. 5560245812, Våxnäsgatan 20, 653 40 Karlstad.
 
Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter eller vill utöva någon av dina rättigheter, hör av dig till gdpr@ernagruppen.se.